Wybór sposobu ogrzewania coraz częściej jest związany z analizą całego budynku, a nie tylko z porównaniem parametrów dostępnych urządzeń. W przypadku nowych obiektów decyzje dotyczące źródła ciepła można połączyć z projektem instalacji już na wczesnym etapie. Pompa ciepła pracuje w określonych warunkach i jej działanie uzależniony jest od temperatury źródła, temperatury potrzebnej przez instalację oraz obowiązującego zapotrzebowania na energię.
Dlatego znaczenie ma nie tylko powierzchnia ogrzewanych pomieszczeń, lecz też sposób stworzenia przegród, poziom izolacji i charakterystyka stolarki. W praktyce dwa budynki o podobnym metrażu mogą wymagać w całości innego podejścia. Jeden będzie potrzebował niewielkiej ilości energii do utrzymania zadanej temperatury, w trakcie gdy drugi, przy większych stratach ciepła, będzie wymagał intensywniejszej pracy instalacji. Takie różnice są w szczególności widoczne w czasie chłodniejszych dni, kiedy zapotrzebowanie na ogrzewanie bardzo szybko rośnie.
Przy projektowaniu systemu istotne jest też określenie, w jaki sposób ciepło zostanie przekazane do poszczególnych pomieszczeń. Niskotemperaturowe instalacje grzewcze mają inną charakterystykę niż układy wymagające wysokiej temperatury wody. W sytuacji ogrzewania podłogowego duża powierzchnia przekazywania ciepła pozwala pracować przy innych parametrach niż w instalacji wyposażonej tylko w tradycyjne grzejniki. Nie znaczy to jednakże, że jeden rodzaj odbiorników automatycznie pasuje do każdego budynku. W trakcie modernizacji istniejącego domu trzeba sprawdzić w głównej mierze wielkość grzejników, stan instalacji a także rzeczywiste straty ciepła. Zdarza się, że potrzebna jest zmiana części instalacji, a nierzadko wystarczające okazuje się inne ustawienie jej parametrów. Decyzja zależy od konkretnego przypadku. Zbyt pochopna ocena może prowadzić do sytuacji, w której źródło ciepła będzie musiało pracować przy parametrach odbiegających od tych, które przyjęto podczas projektowania.
Znaczenie moraz lokalizacja elementów zewnętrznych systemu. W sytuacji powietrznych pomp ciepła nie wystarczy znaleźć miejsce, w którym jednostka fizycznie się zmieści. Powinno się uwzględnić przepływ powietrza, sposobność odprowadzania wody a także warunki panujące w najbliższym sąsiedztwie. Zimą w trakcie odszraniania może powstawać woda, która przy nieprawidłowym odprowadzeniu zamarza w pobliżu urządzenia. Problem może pojawić się również wówczas, gdy jednostka zostanie ustawiona w miejscu ograniczającym swobodny obieg powietrza. Dalszym aspektem jest hałas, którego odbiór zależy od odległości urządzenia od okien, ścian i wnętrz użytkowych. Takie kwestie najlepiej analizować przed wykonaniem instalacji, ponieważ późniejsza zmiana zlokalizowania może wymagać dodatkowych prac. W praktyce właśnie drobne decyzje projektowe mają wpływ na wygodę obsługi i warunki funkcjonowania systemu przez cały sezon.
Pompy ciepła w nowoczesnym budownictwie mogą współpracować z innymi rozwiązaniami ograniczającymi zapotrzebowanie na energię, niemniej jednak ich praca wciąż zależy od bieżących warunków. Przeciwnie wygląda zapotrzebowanie w słoneczny dzień przejściowego sezonu, zupełnie inaczej w trakcie kilkudniowego mrozu, a jeszcze przeciwnie wówczas, gdy budynek jest czasowo nieużytkowany. Sterowanie powinno uwzględniać te zmiany, choć zakres możliwej regulacji uzależniony jest od zastosowanego systemu. Warto obserwować nie tylko temperaturę w pomieszczeniach, ale też zachowanie instalacji w różnorakich okresach. Nagła zmiana zużycia energii może wynikać z pogody, zwiększonego poboru ciepłej wody, zmiany ustawień albo kłopotu z konkretnym elementem systemu. Pomocne jest prowadzenie prostych obserwacji przez dłuższy czas, ponieważ pojedynczy odczyt niewiele mówi o charakterystyce całej instalacji. Przy ocenie działania ogrzewania trzeba więc brać pod uwagę budynek, instalację odbiorczą, źródło ciepła oraz sposób użytkowania jako wzajemnie uzależnione od siebie elementy.
Zobacz również: pompa ciepła Stiebel Eltron hpnext.