Model pracy zdalnej zmienił sposób, w jaki część przedsiębiorców przeprowadza codzienne obowiązki. Komputer, telefon i dostęp do dokumentów w formie elektronicznej na prawdę często wystarczają do realizowania zleceń, prowadzenia rozmów oraz kontaktowania się z kontrahentami. Jednocześnie kwestie formalne wciąż wymagają posługiwania się danymi firmy, w tym adresem.
W tak zaistniałej okoliczności wirtualne biuro może być traktowane jako rozwiązanie administracyjne dla działalności, która nie potrzebuje stałego lokalu do wykonywania wszystkich swoich czynności. Trzeba jednakże rozróżnić adres wykorzystywany w sprawach formalnych od miejsca, w którym faktycznie wykonywana jest praca. Przedsiębiorca może pracować z mieszkania, przestrzeni coworkingowej czy podczas pobytu w innym mieście, a jednocześnie skorzystać z odrębnego adresu związanego z działalnością. Nie oznacza to natomiast, że właściwie każdy rodzaj firmy może całkowicie zrezygnować z fizycznego miejsca wykonywania określonych czynności.
Przy takim modelu szczególnego znaczenia nabiera przepływ dokumentów. W firmie działającej bez tradycyjnego sekretariatu łatwo przeoczyć przesyłkę lub odłożyć jej obsługę na później, zwłaszcza gdy przedsiębiorca przez znacząca większość dnia para się klientami i realizacją zleceń. Wirtualny adres dla firmy może służyć do odbierania korespondencji związanej z działalnością, ale przed rozpoczęciem korzystania z takiego rozwiązania warto ustalić sposób informowania o przesyłkach oraz zasady ich odbioru. Znaczenie mają także terminy. Niektóre pisma wymagają reakcji w określonym czasie, dlatego samo przekazywanie korespondencji nie powinno być traktowane jako cała procedura. W praktyce niezbędny jest jeszcze ustalony sposób sprawdzania otrzymanych dokumentów, ich archiwizowania i przekazywania osobie odpowiedzialnej za dalsze działania. Przy działalności prowadzonej własnymi siłami te zadania pozostają po stronie przedsiębiorcy, jednak w większym zespole konieczne może być określenie, kto rzeczywiście para się korespondencją.
Nie bez znaczenia pozostaje też rodzaj wykonywanych usług. Dla grafika, programisty czy konsultanta pracującego przede wszystkim przez internet adres może pełnić inną funkcję niż dla osoby prowadzącej warsztat, gabinet, magazyn lub działalność wymagającą regularnego kontaktu z klientami na miejscu. Wirtualne biuro nie zastępuje lokalu tam, gdzie charakter pracy wymaga odpowiednich warunków przestrzennych. Przedsiębiorca powinien zatem najpierw określić, gdzie faktycznie wytwarza swoje obowiązki, a dopiero w późniejszym czasie sprawdzać, jakie rozwiązania adresowe są kompatybilne z jego sytuacją. Istotne jest również rozróżnienie w gronie adresem siedziby, adresem do korespondencji i miejscem wykonywania działalności, ponieważ nie za każdym razem pełnią one tę samą funkcję. Wątpliwości mogą pojawić się zwłaszcza przy zmianie sposobu prowadzenia firmy, rozpoczęciu działalności wymagającej fizycznego zaplecza albo rozszerzeniu zakresu usług. W takich przypadkach wcześniejsze sprawdzenie założeń formalnych daje możliwość uniknąć sytuacji, w której przyjęty sposób organizacji adresu nie odpowiada rzeczywistemu charakterowi działalności.
Osobną kwestią jest utrzymanie aktualności danych. Przedsiębiorca korzystający z adresu innego niż miejsce zamieszkania lub codziennej pracy powinien pamiętać, gdzie podano poszczególne informacje o firmie. Dane mogą występować w dokumentach, umowach, systemach księgowych, rejestrach a także materiałach przekazywanych kontrahentom. Zmiana adresu może więc oznaczać konieczność zaprojektowania kilku niezależnych czynności. Warto również zachować dokumenty potwierdzające podstawę korzystania z danego miejsca, o ile mogą być potrzebne przy załatwianiu spraw formalnych. W codziennej organizacji liczy się również ciągłość dostępu do korespondencji, szczególnie podczas urlopu, choroby czy czasowej nieobecności. Przyjęcie określonego modelu adresowego wpływa zatem nie tylko i wyłącznie na dokumenty rejestrowe, lecz również na sposób zarządzania przesyłkami, informacjami i obowiązkami, które pojawiają się podczas prowadzenia działalności.
Polecamy: wirtualne biuro w warszawie.