Wraz ze zmianą skali działalności przedsiębiorstwa zmienia się sposób zarządzania informacjami. Rozwiązania wystarczające na początku mogą z czasami przestać odpowiadać liczbie dokumentów, pracowników i powiązań między procesami. Dotyczy to w szczególności firm, w których sprzedaż, magazyn, księgowość i planowanie zakupów korzystają z danych pochodzących z różnorakich źródeł.
Oprogramowanie Comarch obejmuje narzędzia wspierające obsługę takich wycinków, natomiast ich przeznaczenie trzeba rozpatrywać w porównaniu do konkretnych zadań. Znaczenie ma nie tylko i wyłącznie zakres funkcji, lecz również sposób ich wykorzystania w codziennej pracy. Jeżeli pracownicy regularnie przepisują informacje między aplikacjami, warto sprawdzić, które czynności można połączyć, a które wciąż wymagają osobnej kontroli. Należy a przy tym odróżnić powtarzalną pracę administracyjną od działań, w których konieczna jest ocena człowieka. Automatyczne przetwarzanie danych może ograniczyć liczbę ręcznych operacji, ale nie zastąpi sprawdzania dokumentów ani odpowiedzialności za podejmowane decyzje.
Systemy ERP porządkują informacje dotyczące różnorakich części przedsiębiorstwa i umożliwiają ich wykorzystanie w powiązanych procesach. Comarch ERP może obejmować obsługę sprzedaży, zakupów, magazynu, finansów albo produkcji, zależnie od wybranego rozwiązania i jego konfiguracji. Warto zwrócić uwagę na współzależności, które ukazują się między tymi obszarami. Przy realizacji zlecenia ważne mogą być jednocześnie warunki handlowe, dostępność towaru, termin dostawy i sposób rozliczenia transakcji. Jeżeli już każda z tych informacji jest aktualizowana oddzielnie, pojawia się ryzyko rozbieżności. Zintegrowany przepływ danych umożliwia określić, skąd pochodzą poszczególne informacje i w jakich sytuacjach wymagają aktualizacji. Nie oznacza to natomiast, że wszystkie procesy będą przebiegały bez udziału pracownika. Część operacji musi zostać zatwierdzona, a niektóre zadania zależą od dodatkowych ustawień lub połączenia z innymi programami. Przed wyborem konkretnego systemu należy zatem sprawdzić, czy obsługuje wymagane scenariusze, jakie raporty udostępnia i czy umożliwia na obieg danych w formatach wykorzystywanych w biznesie.
Istotną częścią przygotowania systemu jest odwzorowanie zasad, według których firma rzeczywiście działa. Wdrożenia Comarch mogą wymagać analizy obiegu dokumentów, konfiguracji poszczególnych funkcji, przeniesienia danych a także sprawdzenia uprawnień użytkowników. Na tym etapie na prawdę bardzo często okazuje się, że podobne zadania są realizowane w różny sposób przez poszczególne działy. Na przykład pracownicy mogą stosować odmienne nazwy dla tych samych towarów albo zapisywać informacje o klientach w kilku miejscach. Przed rozpoczęciem migracji trzeba ustalić wspólne zasady ewidencji i sprawdzić jakość istniejących danych. Powinno się również zdecydować, które historyczne zapisy są potrzebne do następnej pracy, rozliczeń i raportowania. Przeniesienie nieuporządkowanych informacji może utrudnić korzystanie z nowego środowiska, dlatego kontrola danych jest osobnym misją, a nie tylko i wyłącznie technicznym etapem całego procesu. Po konfiguracji potrzebne są testy obejmujące typowe operacje oraz sytuacje wyjątkowe, tj. zwroty, korekty, anulowanie dokumentów czy rozbieżności w dostawach. Wyniki testów pozwalają wskazać ustawienia wymagające zmiany przed rozpoczęciem regularnej pracy.
W codziennym użytkowaniu znaczenie ma sposób reagowania na usterki i zmiany w procesach. Powinno się ustalić, kto może poprawiać określone dane, jak dokumentuje się nietypowe operacje i gdzie zgłasza się problemy techniczne. Brak takich zasad może prowadzić do sytuacji, w której pracownicy tworzą własne arkusze pomocnicze, a część informacji nie trafia do głównego systemu. Równie ważne jest szkolenie dostosowane do obowiązków poszczególnych osób. Pracownik magazynu potrzebuje innych kwalifikacji niż osoba odpowiedzialna za rozliczenia czy analizę rezultatów dystrybucji. Warto również uwzględnić późniejsze aktualizacje, zmiany przepisów a także rozwój działalności, ponieważ mogą one wpływać na konfigurację i sposób pracy z danymi. Ocena funkcjonowania rozwiązania powinna opierać się na konkretnych obserwacjach, takich jak liczba korekt, częstotliwość błędów, czas niezbędny na obsługę dokumentów czy zakres ręcznego uzupełniania informacji. Takie dane pomagają ustalić, czy trudności wynikają z ograniczeń programu, nieprawidłowych ustawień, czy także z procedur, które wymagają ponownego uporządkowania.
Źródło informacji: serwis sprzętu komputerowego łódź.