Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z regularnym wystawianiem dokumentów sprzedażowych, odbieraniem faktur kosztowych i pilnowaniem terminów płatności. Przy niewielkiej liczbie transakcji można jeszcze skorzystać z łatwych metod zapisywania danych, jednakże wraz ze wzrostem liczby dokumentów coraz dużo trudniej zachować porządek. W takich okolicznościach fakturowanie on-line staje się jednym ze możliwości organizacji codziennej pracy.
Wystawianie dokumentów przez internet umożliwia przygotowywać faktury na bazie zapisanych danych kontrahentów, kontrolować podstawowe informacje i przechowywać dokumentację w jednym systemie. Istotne jest a dodatkowo prawidłowe uzupełnianie dat, kwot, stawek podatku a także opisów sprzedawanych produktów lub usług. Wręcz przy korzystaniu z automatycznych podpowiedzi odpowiedzialność za poprawność danych pozostaje po stronie osoby wystawiającej dokument.
W praktyce administrowanie fakturami obejmuje znacznie więcej niż samo przygotowanie dokumentu dystrybucji. Trzeba także pamiętać o fakturach otrzymywanych od dostawców, korektach, potwierdzeniach płatności i dokumentach przekazywanych do księgowości. Brak jednolitego sposobu zapisywania plików może prowadzić do sytuacji, w której odnalezienie dokładnie sprecyzowanej faktury zajmuje więcej czasu niż jej wystawienie. Pomocne jest przyjęcie stałych zasad opisywania dokumentów, np według daty, numeru, kontrahenta albo rodzaju transakcji. Warto także rozdzielić faktury sprzedażowe od kosztowych i regularnie sprawdzać, czy wszystkie otrzymane dokumenty zostały zapisane. Przy większej liczbie operacji znaczenie ma możliwość filtrowania danych a także wyszukiwania faktur bez konieczności przeglądania kolejnych folderów. Takie rozwiązania ułatwiają pracę, ale wymagają konsekwencji w uzupełnianiu informacji i aktualizowaniu zapisów.
Osobną kwestią jest administrowanie należności i zobowiązań. Faktura może być wystawiona prawidłowo, a mimo to pozostać nieopłacona przez sporo dni. Dlatego warto wyróżniać dokumenty wystawione od tych, za które w rzeczywistości otrzymano pieniądze. Dokładnie tak samo w sytuacji kosztów należy sprawdzać nie tylko i wyłącznie termin płatności, lecz też zgodność kwoty z zamówieniem lub ustaleniami z kontrahentem. Elektroniczne rejestry mogą ułatwiać takie kontrole, jeżeli informacje o przelewach i zmianach statusu dokumentów są na bieżąco uaktualniane. Należy także uwzględniać korekty i częściowe płatności, ponieważ nieuwzględnienie ich w ewidencji może zniekształcić obraz bieżących rozliczeń. Przydatne jest okresowe porównywanie zapisów z wyciągami bankowymi i dokumentacją księgową. Umożliwia to szybciej zauważyć rozbieżności, zanim utrudnią przygotowanie rozliczeń lub wyjaśnienie salda z kontrahentem.
Przy wyborze sposobu prowadzenia dokumentacji trzeba wziąć pod uwagę także dostęp do danych, zasady przechowywania plików a także uprawnienia osób, które mogą je przeglądać lub przerabiać. Dokumenty finansowe zawierają informacje dotyczące transakcji i kontrahentów, dlatego istotne jest stosowanie odpowiednich zabezpieczeń kont oraz regularne sprawdzanie, kto ma dostęp do systemu. Znaczenie ma także sposobność odtworzenia dokumentacji w razie awarii urządzenia albo utraty dostępu do danych. Fakturowanie online może współpracować z innymi narzędziami wykorzystywanymi w działalności, ale przed rozpoczęciem takiej integracji trzeba sprawdzić zakres przekazywanych informacji i sposób obsługi błędów. Osobnej uwagi wymagają obowiązujące przepisy, w tym aktualne wymagania dotyczące wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych. Zasady te mogą zależeć od rodzaju transakcji, statusu podatnika a także aktualnych regulacji. Dlatego procedury związane z obiegiem dokumentów powinny być dostosowywane do rzeczywistych potrzeb działalności i zmieniających się obowiązków formalnych.
Sprawdź tutaj: zarządzanie fakturami.