Przy urządzaniu lokalu łatwo skupić uwagę na tym, co będzie widoczne po zakończeniu prac. Kolorystyka ścian, rodzaj posadzki, meble czy oświetlenie mają znaczenie, ale ich wybieranie powinien wynikać z wcześniejszych ustaleń dotyczących funkcji wnętrza. W praktyce projektowanie lokali usługowych i gastronomicznych często zaczyna się od określenia ograniczeń, których nie da się łatwo zmienić.
Są nimi w głównej mierze powierzchnia pomieszczeń, rozmieszczenie okien i drzwi, elementy konstrukcyjne budynku a także istniejące instalacje. Dopiero na tym tle można oszacować, ile miejsca de facto pozostaje na stanowiska pracy, wyposażenie, komunikację i obsługę klientów. Szczególnie w niewielkich lokalach powinno się podejmować konkretne decyzje, ponieważ ustawienie jednego większego urządzenia może zmienić sposób korzystania z całej przestrzeni. Zdarza się również, że rozwiązanie atrakcyjne wizualnie okazuje się niepraktyczne po ustawieniu wszystkich potrzebnych elementów. Dlatego przed ostatecznym wyborem wyposażenia warto sprawdzić jego wymiary, sposób użytkowania oraz wymagany dostęp z każdej strony.
Istotnym etapem jest rozplanowanie komunikacji. W lokalu usługowym może ona obejmować przejścia klientów, drogę pracowników między stanowiskami a także dostęp do wnętrz pomocniczych. W gastronomii dochodzą jeszcze przepływy związane z dostawą towarów, przygotowaniem potraw, wydawaniem zamówień i wynoszeniem odpadów. Te ruchy nie zawsze powinny odbywać się tą samą trasą. Jeśli kilka czynności koncentruje się w jednym wąskim miejscu, w godzinach większego obciążenia mogą pojawić się zatory. W pewnych sytuacjach wystarczy zmiana położenia stołu lub urządzenia, innym razem konieczne jest przeorganizowanie większej części zaplecza. Warto też uwzględnić sytuacje, które nie występują przez cały czas, ale wymagają dodatkowej przestrzeni. Przykładem może być przyjęcie dostawy, wymiana wyposażenia, okresowe czyszczenie urządzeń lub wynoszenie większej ilości odpadów. Projektowanie lokali usługowych i gastronomicznych powinno więc uwzględniać zarówno typowy sposób pracy, jak i czynności realizowane sporadycznie.
Osobną kwestią pozostaje zaplecze, które w gotowym lokalu na prawdę często jest mniej widoczne, lecz ma bezpośredni wpływ na jego funkcjonowanie. Potrzebne mogą być miejsca na przechowywanie materiałów, produktów, środków czystości, opakowań czy dokumentacji. W gastronomii dochodzą wymagania powiązane z przechowywaniem różnorakich grup towarów oraz rozmieszczeniem urządzeń potrzebnych podczas przygotowywania posiłków. Oczywiście nie każdy przedmiot musi znajdować się wprost przy stanowisku pracy, niemniej jednak zbyt duża odległość może powodować ciągłe przemieszczanie się personelu. Z drugiej strony umieszczenie zbyt wielu rzeczy w jednym miejscu utrudnia dostęp i ogranicza wolną powierzchnię. Właśnie tutaj przydaje się analiza częstotliwości używania poszczególnych elementów. Sprzęt wykorzystywany kilka razy dziennie powinien być rozpatrywany zupełnie inaczej niż wyposażenie używane okazjonalnie. Takie rozróżnienie daje możliwość uniknąć sytuacji, w której najłatwiej dostępne miejsca zajmują rzeczy rzadko potrzebne.
Na odbiór i wykorzystywanie lokalu wpływają również elementy techniczne. Oświetlenie powinno odpowiadać wykonywanym czynnościom, a rozmieszczenie gniazd elektrycznych warto powiązać z prawdziwym ustawieniem urządzeń, zamiast opierać je tylko na ogólnym schemacie. Znaczenie mają również wentylacja, ogrzewanie, dostęp do wody a także sposób prowadzenia instalacji. W istniejącym budynku nie zawsze można przenieść je bez większych prac, dlatego ich położenie może wyznaczać granice możliwych przeróbek. Bardzo podobnie wygląda kwestia materiałów wykończeniowych. W miejscach intensywnie użytkowanych liczy się nie tylko i wyłącznie wygląd, ale również sposób czyszczenia, podatność na zabrudzenia i możliwość naprawy pojedynczych fragmentów bez ingerowania w większą powierzchnię. Im przedtem takie współzależności zostaną uwzględnione, tym łatwiej ocenić konsekwencje poszczególnych wyborów i uniknąć późniejszych przeróbek wynikających z pominięcia praktycznych warunków użytkowania.
Zobacz również: projektowanie centrum handlowego.